Problem solving vanuit 3 pijlers!

Problem solving vanuit 3 pijlers!

Als bedrijf ben je altijd bezig met het realiseren van je droom, uitdaging of het oplossen van problemen. In mijn rol als projectmanager of lijnmanager doe ik niet anders en ben ik altijd bezig om dromen waar te maken, problemen op te lossen en resultaten te realiseren. Heerlijk! Wat krijg ik hier een energie van! Happy changemanagement is daarbij cruciaal. Bij happy changemanagement houd je rekening met het werkgeluk van medewerkers. Geluk binnen de werkomgeving kent twee belangrijke pijlers, namelijk Relatie en Resultaat. Als één van beide niet aanwezig is, daalt het werkplezier snel.

Bij projecten vind ik het belangrijk om vanuit de relatie samen resultaat te behalen. Vanuit de volgende drie pijlers weet ik dat ook daadwerkelijk te realiseren:

  • Visie
  • Structuur
  • Leiderschap

Wanneer een organisatie één van deze pijlers niet op orde heeft, zal het nooit haar dromen waarmaken. Hieronder neem ik je kort mee in wat de drie pijlers voor mij betekenen:

Visie
Visie is een woord waar je meerdere definities aan kunt hangen. Dit kun je zo groot en klein maken als je zelf wilt. In mijn ogen heb je visie als je de volgende vragen voor jezelf positief kunt beantwoorden:

  • Ik weet wat ik wil en hoe ik daarmee toegevoegde waarde lever.
  • Ik weet waarom mij dit nu nog niet lukt.
  • Ik weet welke piketpaaltjes (tussentijdse doelen) ik moet slaan om stapsgewijs mijn visie te realiseren.

Visie gaat voornamelijk over het beschrijven van een gewenste situatie (gewenst resultaat) (één van de pijlers voor werkgeluk!). Het hebben van een duidelijke en concrete visie levert je veel dingen op:

  • Het stelt je in staat om collega’s aan te spreken op besluitvorming en gedrag. Want waarom iets doen als het niet bijdraagt aan de visie?
  • Je kunt elkaar aanspreken op resultaat.
  • Het hebben van een gezamenlijk concreet doel, creëert energie.
  • Je stimuleert persoonlijk leiderschap.

Om te komen tot een goede visie dien je jezelf tenminste de volgende vragen te stellen:

  1. Waar wil ik graag heen met mijn bedrijf, business unit, afdeling, team, enz.
  2. Waar sta ik op dit moment?
  3. Waarom lukt het mij op dit moment niet? Wat zijn hier de oorzaken van? (5 times why?)
  4. Wat zijn mijn succesfactoren nu?
  5. Welke randvoorwaarden zijn voor mij belangrijk. Denk aan: Budget, uitgangspunten, klantwensen enz.

Last but not least over Visie. Bedenk dit niet alleen in je kantoor, maar doe dit samen met je team of een delegatie hiervan!

Structuur:
In Nederland zijn we gek op structuur. Kijk naar onze infrastructuur, nergens ter wereld is dat zo goed geregeld als hier. Dit is een grote kracht, maar kan ook een zwakte zijn. De kracht is dat wij ongekend veel auto’s over een kort stukje asvalt kunnen verwerken, echter wanneer er iets gebeurd zoals hevige sneeuwval, dan zijn we met z’n allen in paniek en loopt het  verkeer vast. Structuur is essentieel als je grote uitdagingen wilt realiseren of problemen wilt oplossen. Er bestaat geen eenduidig model, waarmee succes gegarandeerd is. Structuur dient bij te dragen aan het doel, draagt dat niet bij. Stop er mee!
Soms betekent het dat je juist geen structuur moet aanbrengen, maar het juist organisch moet laten ontstaan (vaak bij creatieve processen) en op andere momenten is het essentieel om heel duidelijke afspraken met elkaar te maken over de structuur en wie waar , verantwoordelijk voor is.

Wat ik heel fijn vind om mee te werken zijn structuren vanuit LEAN en Agile. Dit geeft houvast, duidelijkheid wanneer je wat bespreekt en je kunt daarin kort cyclisch met elkaar de voortgang bespreken en iedereen is aan te spreken op zijn/haar eigen verantwoordelijkheid. Daarnaast kun je gemakkelijk bijsturen, als het bijdraagt aan je visie.

Vaak liggen best veel problemen bij bedrijven in de structuur. Hieronder een aantal herkenbare voorbeelden:

  • Medewerkers hebben te veel overleg, waardoor ze relatief weinig tijd overhouden voor hun primaire taak.
  • Persoonlijke verantwoordelijkheid/persoonlijke bijdrage aan visie is onvoldoende helder, waardoor collega’s kunnen duiken en niet zijn aan te spreken op hun eigen resultaten.
  • Verbetervoorstellen dienen langs veel besluittafels te gaan, voordat ze geëffectueerd kunnen worden.

 

Leiderschap:
Leiderschap gaat voor mij in dit geval niet over leiderschap vanuit een bepaalde rol, maar leiderschap vanuit de persoon. Sommigen zeggen; vaak  zit het in je of niet. Als je het hebt over leiderschap vanuit de rol ben ik het daarmee eens. Niet iedereen wilt leidinggeven, maar persoonlijk leiderschap is vooral situationeel. Sommige mensen nemen absoluut niet de leiding op het werk, maar thuis of bij het bestuur op de sportclub lopen ze voorop. Toch grappig! De kunst is om dat te ontdekken en te activeren bij je collega’s.

Wanneer er een duidelijke visie is en de verantwoordelijkheden (structuur) voor een ieder helder is, dan mag je verwachten dat iedereen naar eer en geweten zich hiervoor inzet. Initiatief toont en soms over grenzen heen gaat met het doel in zicht. Het is belangrijk dat er een cultuur heerst, waar iedereen verantwoordelijk is, wat hij/zij doet bijdraagt aan de visie en dat hij/zij hier kritisch over is naar zichzelf en naar de collega’s. Belangrijk is dat medewerkers daarbij het stuur zelf in handen nemen.

Dit is natuurlijk gemakkelijk gezegd en het duurt even voordat je je hele team hierin meekrijgt. Maar in mijn rol als projectmanager of lijnmanager is het mijn taak dit vuur aan te wakkeren en collega’s te wijzen op hun verantwoordelijkheid en cirkel van invloed. Dit doe ik door dit onderwerp veel te bespreken. Wat kun je vooral zelf beïnvloeden? Waarom vraag je dit aan mij en doe je het niet gewoon? Wat houd je tegen het te doen? Waarbij kan ik je helpen om dit op te gaan pakken? Dit zijn zomaar een aantal vragen die ik dagelijks stel aan mijn collega’s om steeds meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap bij hen te beleggen.

Ik hoor je nu al denken, maar mijn team heeft veel meer sturing nodig of mijn team kan dit (nog) niet. Dit kan ik mij helemaal voorstellen. Mijn advies is, geef je team zoveel mogelijk verantwoordelijkheid en zoek daarbij het evenwicht dat past bij de mensen, maar gun het ze ook om daar in te groeien.

Heb jij een probleem en weet je niet precies waar het zit of kun je hulp goed gebruiken. Ik ben ervan overtuigd dat het in één van de drie pijlers zit. Heb jij vragen of inzichten die je wilt delen? Ik hoor ze graag. Neem gerust contact met mij op via peter@2cmore.com of 06-18290383.

Peter Gerrits

Peter Gerrits

Projectmanager
Peter Gerrits
+31 (0)6 22 40 25 19 | info@2cmore.com

About the author: 2C&More