Hoe houd ik grip op mijn managementinformatie?

Ieder bedrijf, groot of klein, heeft wel een setje met kritische succes factoren (KSF). Bij een kleinere organisatie zit dat setje vaak in het hoofd en als ondernemer weet men gevoelsmatig wel aan welke knoppen hij moet draaien om een goed resultaat te halen. Bij grotere organisaties met meerdere divisies en afdelingen is er vaak de noodzaak om KSF’s te meten en te monitoren, waardoor voor het management de mogelijkheid ontstaat om het gesprek te voeren over de (on)gewenste ontwikkelingen en trends.  Dit leidt dan tot het periodiek opleveren van management­informatie. Uitdaging bij de opzet hiervan is steevast het in de hand houden van het aantal te meten aspecten om te waarborgen dat je door de bomen het bos blijft zien. Enkele redenen waarom informatie de neiging heeft om alsmaar uit te dijen:

  • Onzekerheid: Hebben en houden we wel alle relevante factoren in het vizier?
  • Onvoldoende focus: Er is te weinig aansluiting bij de missie en het bestaansrecht van de organisatie.
  • Investeringsdrogreden: Het is zonde van al het geld en energie om ergens mee te stoppen.

Het volgende stappenplan kan u helpen bij het zoeken naar en behouden van een goede balans tussen de behoefte aan informatie en het aantal te meten aspecten om de gewenste bedrijfsresultaten te realiseren. Zoals zo vaak, geldt ook hier dat de tijd die je besteed aan de “voorkant” in de loop van de tijd  dubbel en dwars wordt terugverdiend.

  1. Voorbereiding
  • Stel vast wat je als organisatie wilt uitdragen en wilt zijn
    (waar word ik blij van en waar krijg ik energie van)
  • Stel vast of je je kunt/wilt onderscheiden van de concurrenten en hoe je dat gaat doen
    (wat wil ik toevoegen aan het welzijn en geluk van mijn klanten)
  • Stel vast wat de essentiële voorwaarden zijn voor continuïteit van de organisatie
    (heb ik voldoende geld en middelen; zijn mijn processen op orde; etc.)
  • Stel vast wat voor het komende jaar de topprioriteit is
    (welke speerpunten zijn komend jaar bepalend voor succes)
  1. Longlist
  • Maak een lijstje met alle aspecten die je trendmatig wilt volgen
  • Geef voor ieder van deze aspecten kort aan waarom je het op de lijst hebt opgenomen
  • Geef aan wat de samenhang is met de inzichten die je in de voorbereiding hebt gekregen
  • Stel voor ieder aspect vast hoe vaak je een update wilt (dag/week/maand/kwartaal/jaar)
  • Geef aan op welke termijn de aspecten gemeten kunnen worden
  1. Shortlist
  • Bepaal voor ieder aspect wat het effect is van ongewenste ontwikkelingen
  • Bepaal voor ieder aspect welke mogelijkheden je zelf hebt om bij te sturen
  • Prioriteer per frequentiecategorie (dag/week etc.) maximaal drie tot vijf aspecten
  1. Kies en begin zo simpel mogelijk
  • Begin per frequentiecategorie met de “quick wins”
  • Start de voorbereidingen voor het meetbaar maken van de overige aspecten
  1. Bespreken en periodieke evaluatie/bijstelling
  • Start de besprekingen over de meetresultaten wanneer deze beschikbaar zijn
  • Evalueer per frequentiecategorie op gezette tijden of de resultaten bijdragen aan het inzicht in de ontwikkelingen en of eventuele bijsturing inderdaad mogelijk is en plaatsvindt
  • Durf bij te stellen of te schrappen, met inachtneming van een maximum van drie tot vijf aspecten per frequentiecategorie.

Bij de vierde en vijfde stap wil ik nog opmerken dat het vaak mogelijk is om met behulp van een Excel-model snel een prototype te maken waarmee de gewenste informatie uit andere systemen getrokken kan worden. Voordelen hiervan:

  • op korte termijn te realiseren;
  • flexibel aan te passen
  • presentatiemogelijkheden van Excel dragen bij tot meer inzicht
  • “iedereen” kan met Excel werken

Een nadeel is dat Excel spreadsheets niet altijd even betrouwbaar zijn. Dit kan evenwel worden voorkomen door een gestructureerde opzet, werken met macro’s voor repeterende handelingen en/of gebruik maken van een reporting & analyzing tool (bijvoorbeeld XLReporting). Maar daarover een volgende keer meer.

Het beschreven stappenplan biedt houvast bij het opstellen van periodieke managementinformatie in uw organisatie, zodat u grip houdt op de essentie van uw bedrijfsactiviteiten en de doelstellingen die daarmee worden gerealiseerd.

Jan van Lith
Partner 2C&More

 

 

About the author: 2C&More